Den Überblick behalten – Teil 2

Im letzten Beitrag hatte ich darüber geschrieben, wie ich versuche an den richtigen Dingen zu arbeiten. In diesem Beitrag soll es darum gehen, wie man richtig an den Dingen arbeitet. Dabei liegt das Augenmerk hier weniger auf dem Inhalt und mehr auf den Rahmenbedingungen.

Ablenkungen sind in der heutigen Welt überall. Das Smartphone schickt uns Push-Nachrichten, Outlook bimmelt bei jeder Email und macht ein kleines Fensterchen auf, und und und. Wenn man es sich aber nicht leisten kann dabei die Aufmerksamkeitsspanne einer Eintagsfliege bekommen, muss man etwas tun. Zuerst einmal habe ich alle Push-Nachrichten am Smartphone deaktiviert. So bestimme ich selbst, wann ich nachschaue was über WhatsApp reingekommen ist. Das gleiche gilt bei Outlook. Notifications: off.

Die Telefongespräche der Kollegen lassen sich nicht ausschalten, aber auch dafür gibt es eine Lösung: Musik und Kopfhörer. Zuerst habe ich mit Spotify angefangen. Da gibt es reichlich Musik, angeblich über 30 Millionen Titel, in allen möglichen Playlisten sortiert. Also Lieblingsmusik auf die Ohren und los gehts. Man findet sogar Playlists, die für den Fokus während der Arbeit erstellt worden sind, wie z.B. Deep Focus oder Music for concentration. Damit kommt man schon erstaunlich gut durch den Tag, da die akustischen Störer schonmal ausgeblendet sind. Doch Musik beschäftigt auch unser Hirn und lenkt uns ab. Warum das so ist (und noch reichlich mehr Info über Musik zur Unterstützung bei der Arbeit) kann man hier nachlesen.

Die nächste Eskalationsstufe ist, ein bis drei Songs in einer Playlist auf Dauerschleife zu spielen. Auf die Idee hat mich Ben Hardy in diesem Blogpost gebracht. Er schlägt sogar ein paar Songs vor und verweist auf Elizabeth Margulis, die das Phänomen sogar wissenschaftlich untersucht hat. Durch die dauernde Wiederholung wird die Hirnleistung, die ansonsten für die Analyse der Musik notwendig wäre, nach kurzer Zeit eingespart und wieder für die Arbeit frei. Für mich hat dieses System hervorragend funktioniert. Ich habe allderings die drei Lieder auf 5 erweitert. Meine Work Focus Playlist auf Youtube sieht daher so aus: Work Focus mit 5 Songs auf Dauerschleife. Ich kann mir durchaus vorstellen, dass die Liedauswahl nicht jedem unbedingt gefällt, aber da ist ja jeder frei sich selbst was auszusuchen.

Die nächste Eskalationsstufe sind dann professionelle, zahlungspflichtige Produkte. Eines davon ist Brain.fm. Hier ist die Musik speziell designt, sodass sie nicht nur störer ausblendet ohne Kapazitäten zu verbrauchen, sondern sogar den Fokus noch verbessern soll. Dies soll über spezielle akustische Signale in der Musik funktionieren, die in ihrer Frequenz auf die Frequenz der Vorgänge im Gehirn abgestimmt sind. Wer das gerne nachlesen will kann das hier tun. Wer einfach mir vertraut: es funktioniert hervorragend. Seit ich bei längeren Fokusphasen brain.fm einsetze bekomme ich in diesen Phasen wirklich Output heraus. Die App funktioniert auch ganz gut. Und ein schönes Extra: man kann auch andere Stimmungen erzeugen (z.B. Meditation oder Entspannung). Der einzige Nachteil: die Musik ist wenig abwechslungsreich.

Das ist der Vorteil bei Focus@will. Hier kann man (ebenfalls kostenpflichtig) aus einem bunten Blumentstrauß verschiedenster Musikstile auswählen. Einige davon bestehen aus “echter” Musik, die speziell ausgewählt und modifiziert wurde, um Störfaktoren zu eliminieren. Einige Musikstile beinhalten auch die zuätzlichen stimulierenden Geräusche, die wir schon von Brain.fm kennen. Zusätzlich bietet focus@will einen Ratgeber, der anhand der Angaben des Users einen Musikstil empfiehlt, der auf die Bedürfnisse (kreative Tätigkeit oder nicht, etc.) am besten passt. Nachteil bei Focus@will: es ist vergleichsweise teuer.

Ich habe mir bei beiden Lösungen die “Lifetime Subscription” gegönnt. Das ist einmalig vergleichsweise teuer (150$ für Brain.fm und 300$ für focus@will) – aber wenn man das Angebot langfristig nutzen möchte (so wie ich), dann kommt man nach einem bzw. zwei Jahren die Gewinnzone gegenüber dem monatlichen Abo. Es gibt bei beiden Anbietern die Möglichkeit auf Probe zu nutzen. Probiert es aus. Bei mir funktioniert es.

Kurze Zusammenfassung: es gibt verschiedene Möglichkeiten sich bei der Arbeit besser zu fokussieren. Einige sind kostenpflichtig, andere kosten nichts. Funktionieren tun sie alle. Und für einen Musiker wie mich ist es doch das schönste, wenn das Lieblingshobby sogar meine Arbeit besser macht.

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Den Überblick behalten – Teil 1

In der heutigen Arbeitswelt finden es Viele zunehmend schwer den Überblick zu behalten. Zwischen Meetings, Telefonkonferenzen, Emails, Telefonanrufen und dergleichen mehr soll irgendwie noch die Arbeit erledigt werden. Gleichzeitig wird die Erwartung an schnelle Antworten immer höher, die Komplexität der gewünschten Antwort steigt jedoch gleichzeitig, was eigentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Daher möchte ich hier ein paar Tips geben, wie ich meinen Arbeitsalltag gestalte, um nicht getrieben zu sein, sondern selbst am Steuer zu bleiben.

Überblick (Was)

To-Do-Liste

Ich benutze sie: die klassische To-Do-Liste. Ein simples DIN A4 Blatt, auf dem Tasks aufgeschrieben und nach Abarbeiten gestrichen werden. Das entscheidende an diesem Werkzeug ist, wie man es einsetzt. In meinem Fall ist das so:

Ich habe zwei To-Do-Listen: die eine erstelle ich handschriftlich kurz vor Feierabend für den nächsten Tag. Ein kurzer Blick ins Outlook sagt mir, was für den folgenden Tag ansteht. Ein Blick auf die letzte To-Do-Liste sagt mir, was noch nicht erledigt wurde. Entweder habe ich es nicht geschafft oder es kam am Tag erst neu dazu und ist nicht dringend oder wichtig. Diese Sachen schaffen es nicht auf die To-Do-Liste für den Folgetag, sondern werden in einer digitalen To-Do-Liste (ein simples Word-Dokument) geparkt. Einmal in der Woche wird die digitale To-Do-Liste bei der Wochenplanung (dazu später mehr) geöffnet und geprüft: ist etwas dringend oder wichtig geworden? Hat es sich vielleicht erledigt? Ist etwas abgearbeitet? So werden auch kleinere oder langfristige Maßnahmen nicht vergessen.

Damit das nicht untergeht, habe ich im Outlook einen Dauertermin, der mich kurz vor Feierabend daran erinnert, dass ich diese Aufgabe noch zu erledigen habe und gleichzeitig auch die Zeit blockt – nicht, dass die Kollegen einen Termin reinhauen, man dann gestresst schnell nach Hause muss und der nächste Arbeitstag schon wieder gestresst und fremdgesteuert beginnt.

Mit diesen beiden Listen komme ich prächtig klar. Klar gibt es auch bei mir Tage an denen nicht alles sauber läuft oder eine notwendige Feuerwehraktion alle Planung zerschießt, aber es kommt deutlich seltener vor als früher. Das schönste an der To-Do-Liste ist aber, dass man erledigte Tasks einfach durchstreichen kann. Das fühlt sich einfach gut an (wegen der Dopaminausschüttung).

Souveräne Wochenplanung

Die zweite Maßnahme, mit der ich meinen Arbeitsalltag strukturiere, nennt sich souveräne Wochenplanung und kommt von der Unternehmerin Monika Thoma. In ihrem Beitrag erklärt sie genau wie es funktioniert. Ich wende das System etwas abgewandelt an. Die Grundregel bleibt aber die gleiche: Ich lege meine Ziele für die nächste Zeit fest und stelle dann sicher, dass ich jede Woche etwas zur Erreichung dieser Ziele tue.

Ein Serientermin erinnert mich Freitagsnachmittags daran die nächste Woche zu planen. Zunächst schaue ich mir dann meine 90-Tage-Ziele und meine 30-Tage-Ziele an – sind sie noch aktuell oder hat sich etwas geändert, weil ich z.B. ein Ziel bereits erreicht habe? Sind neue Deadlines reingekommen oder ist etwas dringend geworden? Stehen diese Ziele fest, wird in Outlook die nächste Woche geplant. Dabei gibt es immer reichlich Termine die bereits feststehen – Jour Fixe, Team Meeting, etc. Um diese Termine herum plane ich nun Zeitblöcke ein, die ich für die Erreichung meiner Ziele benötige. Wenn möglich, versuche ich dabei die Zeit vormittags, wenn man noch leistungsfähig und konzentriert ist, für Aufgaben zu reservieren, die Konzentration erfordern (z.B. für Berichte, Versuchsplanungen, das Erstellen von Prüfplänen). Telefonate und Absprachen kommen eher in den Nachmittag. Ich trage dann für diese Aktivitäten tatsächlich in Outlook Termine ein. Das hat den Vorteil, dass die lieben Kollegen sich schwerer tun mir noch kurzfristig irgendwelche Meetings reinzuschieben – das geht dann erst nach Absprache mit mir und ich kann die Entscheidung treffen, ob das Meeting wichtiger oder unwichtiger als die Erreichung meiner Ziele ist. Beachten: niemals die ganze Zeit vollständig verplanen! Es kommt immer noch genug Störfeuer mit dem man umgehen können muss.

Mit diesen beiden Werkzeugen habe ich meine Arbeit so weit im Griff, dass ich den Arbeitsalltag verkraften kann.

 

Fokus (Wie)

Im Großraumbüro ist ständig irgend jemand am telefonieren, irgendjemand latscht vorbei oder sonst etwas passiert – man ist ständig abgelenkt. Aber das lässt sich ändern. Mehr dazu im nächsten Beitrag.

 

 

Warum bloggen?

Als ich diesen Blog vor über 10 Jahren begann, war ich gerade zum Auslandssemester in Belfast an der Queen’s University. Das war natürlich ein Grund, über meine Erlebnisse zu berichten. Danach habe ich den Blog für über drei Jahre regelmäßig gepflegt, um die Freunde, die ich in Belfast kennengelernt hatte, über mein Leben in Deutschland auf dem laufenden zu halten.

Und nun ist der Zeitpunkt gekommen, mit dem Bloggen wieder anzufangen. Dieses Mal möchte ich den Fokus auf die Arbeitswelt legen. Warum? Weil es mich umtreibt, wie viele Dinge in unserer Arbeitswelt schief laufen. Nicht nur in Bezug auf die Arbeitsbedingungen, sondern auch in Bezug auf das was wir tun und wie wir es tun. Weil ich es nur schwer ertragen kann, wenn Dinge schief laufen. Weil ich selbst einige Dinge habe schief laufen lassen und auf die harte Tour lernen musste wie es richtig geht. Deshalb möchte ich meine Erfahrung und mein Wissen weitergeben.

Ich bin nämlich der festen Überzeugung, dass es besser geht. Und dazu möchte ich beitragen. Dass bei Ihnen, lieber Leser, die Arbeitsprozesse und Arbeitsweise besser werden können. Ich werde darüber schreiben

  • wie ich versuche im hektischen Alltag nicht den Überblick zu verlieren (gelingt mir auch nicht immer)
  • Welche Methoden und Werkzeuge ich anwende
  • Wie ich versuche meine Zeit effektiv und effizient zu nutzen

Damit hoffe ich, dass ich Ihnen, lieber Leser, auf Ihrem Weg zu einer besseren Arbeitswelt helfen kann.

Ein Vlog zum gleichen Thema gibt es auf meinem Youtube-Kanal.

Ich freue mich natürlich immer über Feedback und weitere Hinweise.